Norrköpings polytekniska förening

Integritetspolicy - Personuppgiftspolicy

Norrköpings Polytekniska Förening

(Org Nr 825000-3533)

Norrköpings Polytekniska Förening (ideell förening) värnar om den personliga integriteten vid registrering och behandling av personuppgifter av olika slag, som krävs för att föreningen ska kunna uppfylla sina förpliktelser mot medlemmarna enligt föreningens stadgar samt de lagkrav som föreningen har att följa i sin verksamhet.

Eventuella frågor om föreningens hantering av medlemmarnas personuppgifter samt om integritets- och dataskydd kan ställas till föreningen på e-postadressen: kontakt@polytekniska.se

Ansvar
Styrelsen i Norrköpings Polytekniska Förening är personuppgiftsansvarig (PuA) för insamling och behandling av personuppgifter i föreningen.

Föreningen samlar in och behandlar de personuppgifter som behövs för att identifiera medlemmar samt för att administrera medlemsverksamheten i den ideella föreningen.

Insamlade personuppgifter
Exempel på uppgifter som samlas in och registreras är namn, adress, födelsedatum, telefonnummer, e-postadress, samt uppgifter om medlemsavgifter, deltagaravgifter samt andra nödvändiga uppgifter för att föreningen ska kunna fullgöra sin verksamhet. Undantagsvis registreras också personnummer om detta krävs för anmälan till deltagande i speciellt evenemang.

De register, och motsvarande sammanställningar, i föreningen som innehåller personuppgifter, eller andra personrelaterade uppgifter, är i första hand följande:
* Medlemsregister (namn, födelsedata, adress, telefon, e-post, titel, befattning och företag)
* Deltagarregister för olika aktiviteter
* Faktureringsregister (avgiftsfordringar)
* Kundreskontra (avgiftsfordringar, betalda föreningsavgifter)
* Leverantörsreskontra (förekommande skulder till medlemmar)
* Register över förtroendevalda och uppdragstagare (t.ex. styrelse, revisor, valberedning)
* Andra register som krävs för att föreningens ekonomiska förvaltning ska kunna fullgöras på ett lagenligt sätt

På hemsidan (www.polytekniska.se) samt på Facebooksidan (www.facebook.com/NorrkopingsPolytekniskaForening) finns vidare (publikt):
* Referat och bilder från möten/aktiviteter s.k. nyheter.
* Kontaktuppgifter till föreningen/styrelsen.

På hemsidan (www.polytekniska.se) finns vidare (efter inloggning):
* Matrikel där medlemmarnas namn, adress och företag finns publicerat för övriga medlemmar där sådana uppgifter finns, samt telefonnummer och e-postadress om medlemmen godkänt detta.
* Årsredovisningar

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter
Personuppgifter om medlemmar, och medföljande anhöriga vid olika evenemang, används för att föreningen ska kunna identifiera personer och för att kunna fullgöra sina uppgifter enligt stadgarna och enligt de lagar som är tillämpliga på en ideell förening.

Personuppgifter används också för att kunna uppfylla god föreningspraxis. Uppgift om e-postadress kan användas för att skicka e-post med relevant information till enskilda eller grupper av medlemmar. Personuppgifter kan också tillfälligt behövas vid planering och beställning av olika aktiviteter där arrangör (t.ex. företag, resebyrå) kräver deltagarlistor med personuppgifter. Telefonuppgifter används vid medlemskontakter då så krävs med hänsyn till föreningens aktiviteter och vid administrativa ärenden. Födelsedatum används för att administrera medlemsregistret så medlemmar hamnar i rätt avgiftskategori samt rensas bort vid dödsfall.

Uppgifter på hemsidan om medlemmar i vår interna matrikel främst en efterfrågad service från medlemmarna så man kan söka information t.ex. vem/vilka som jobbar på ett visst företag.

Rättslig grund för att samla in och behandla personuppgifter
Insamling och behandling av personuppgifter, samt andra personrelaterade uppgifter, krävs för att föreningen ska kunna uppfylla sina förpliktelser mot sina medlemmar enligt föreningens stadgar samt för att uppfylla de lagkrav som föreningen har att följa i sin verksamhet.

Föreningen har ett berättigat intresse av att säkerställa, att medlemmarna får information om föreningens verksamhet.

Föreningens styrelse har också behov att administrera deltagaranmälningar och betalningar, i syfte att utföra sina skyldigheter mot medlemmarna vid föreningens olika sammankomster, utflykter och andra event.

Uppgifter på hemsidan inklusive foton om medlemmar, f d medlemmar är i princip grundade på berörda personers samtycke till sådan publicering.

Hur länge sparas personuppgifter
Föreningen sparar personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för att kunna utföra sina åtaganden gentemot medlemmarna och så länge som det krävs enligt lagstadgade lagringstider, (t.ex. bokföringslag).

Uppgifter om medlemskap sparas så länge medlemskapet fortgår. Medlem som begär att få lämna föreningen raderas inom ett år efter utträdet. Medlem som lämnar föreningen på grund av dödsfall raderas efter kommande årsmöte under förutsättning att information om händelsen mottagits av föreningen. Medlem som inte betalat medlemsavgiften kvarstår i registret maximalt två år. Om medlems- och deltagarförteckningar med personuppgifter utgör räkenskapsmaterial och ingår som underlag i bokföringen måste arkiveringstiden i bokföringslagen beaktas.

På föreningens hemsida kan dock namn och bild på f d medlemmar finnas kvar, då detta är av intresse för övriga medlemmar.

Tillgång till registrerade uppgifter, rättighet till rättelse, radering m.m.
Medlem har rätt att gratis, en gång per kalenderår, få besked om vilka personuppgifter som föreningen har registrerat för den enskilda medlemmen och hur föreningen behandlar dessa uppgifter. Enskild medlem har också rätt att begära rättelse i fråga om personuppgifter som föreningen behandlar om uppgifterna inte är korrekta om inte denne korrigerar detta själv inloggad på föreningens hemsida. Enskild medlem har även rätt att bli raderad, (”rätten att bli bortglömd”). Det innebär, att enskild medlem kan begära radering av sina personuppgifter i de fall uppgifterna inte längre är nödvändiga för det syfte de blev insamlade för. Det kan dock kvarstå legala skyldigheter för föreningen som hindrar en omedelbar radering, t.ex. krav i bokförings- och/eller skattelagstiftning. Information om registrerade uppgifter, eller önskemål om radering, ska (i andra fall än ovan) normalt utföras inom en (1) månad.

Föreningen lämnar inte ut personuppgifter till tredje part utan godkännanden. Utlämning av namn och födelsedata kan dock behöva utlämnas till företag, resebyrå och motsvarande vid planering och genomförande av aktiviteter i föreningens regi. Anmälan till respektive aktivitet innefattar därvid också ett godkännande av att uppgifterna lämnas vidare till arrangerande resebyrå, företag och motsvarande.

Användning av cookies
Cookies används inte på föreningens webbplats (hemsida). Cookies (kakor) är små textfiler som lagras på en dator vid besök på en webbplats. Enligt lag ska alla som besöker en webbplats ges möjlighet att samtycka till att cookies används för att lagra eller inhämta uppgifter, i t.ex. mobil eller dator, samt informeras om vad cookies används till.

Klagomål
Vid klagomål kontaktas i första hand föreningens styrelse för hantering av klagomålet. Varje registrerad har dock rätt att klaga direkt till Datainspektionen, som är tillsynsmyndighet.

Denna policy fastställdes av Norrköpings Polytekniska Förenings styrelse vid möte den 20 maj 2019.

Stiftelsen Norrköpings Polytekniska Förenings Stipendie- och bidragsfond

(Org Nr 825003-3514)

Stiftelsen Norrköpings Polytekniska Förenings Stipendie- och bidragsfond värnar om den personliga integriteten vid registrering och behandling av personuppgifter av olika slag, som krävs för att föreningen ska kunna uppfylla sina förpliktelser mot person som ansökt om eller blivit nominerad för stipendium enligt stiftelsens stadgar samt de lagkrav som stiftelsen har att följa i sin verksamhet.

Eventuella frågor om stiftelsens hantering av personuppgifter för personer som ansökt om stipendium samt om integritets- och dataskydd kan ställas till styrelsen för Stiftelsen Norrköpings Polytekniska Förenings stipendie- och bidragsfond på e-postadressen: stipendie@polytekniska.se.

Ansvar
Styrelsen i Stiftelsen Norrköpings Polytekniska Förenings Stipendie- och bidragsfond är personuppgiftsansvarig (PuA) för insamling och behandling av personuppgifter i stiftelsen.

Stiftelsen samlar in och behandlar de personuppgifter som behövs för att identifiera stipendiater samt för att administrera stipendieverksamheten i stiftelsen.

Insamlade personuppgifter
Exempel på uppgifter som samlas in och registreras är namn, adress, telefonnummer, e-postadress, utbildning samt kontonummer samt andra nödvändiga uppgifter för att stiftelsen ska kunna fullgöra sin verksamhet. Ansökan/nomineringen är inte offentlig.

Den som ansöker om eller nomineras till stipendium är inte skyldig att lämna personuppgifter, men utan att det sker kan stiftelsen inte behandla inlämnade ansökningar samt utföra utbetalning och uppföljning av beviljade stipendium. Stiftelsen kan även komma att komplettera lämnade personuppgifter genom inhämtning av information från privata och offentliga register.

Personuppgifter för enskilda personer, vilka nominerar annan person som stipendiat och som kommunicerar med stiftelsen registreras inte och inga personuppgifter sparas.

De register, och motsvarande sammanställningar, i stiftelsen som innehåller personuppgifter, eller andra personrelaterade uppgifter, är i första hand följande:
* Listor med sammanställning av ej beviljade stipendieansökningar.
* Listor med sammanställning av beviljade stipendieansökningar.
* Andra register som krävs för att stiftelsens ekonomiska förvaltning ska kunna fullgöras på ett lagenligt sätt.

På Norrköpings Polytekniska Förenings hemsida (www.polytekniska.se) samt dess Facebooksida (www.facebook.com/NorrkopingsPolytekniskaForening) finns vidare (publikt):
* Beviljade stipendium (namn på stipendiat(er), utbildning, beviljat belopp, motivering).
* Referat och bilder från stipendieutdelningar s.k. nyheter.

På Norrköpings Polytekniska Förenings hemsida (www.polytekniska.se) finns vidare (efter inloggning):
* Årsredovisningar där stipendiater anges vid namn.

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter
Personuppgifter om personer som ansökt om eller nominerats till stipendium används för att stiftelsen ska kunna identifiera personer och för att kunna fullgöra sina uppgifter enligt stadgarna och enligt de lagar som är tillämpliga för en stiftelse.

Uppgift om e-postadress kan användas för att skicka e-post med relevant information till enskilda eller grupper av personer som ansökt om stipendier. Telefonuppgifter används vid medlemskontakter då så krävs med hänsyn till föreningens aktiviteter och vid administrativa ärenden.

Rättslig grund för att samla in och behandla personuppgifter
Insamling och behandling av personuppgifter, samt andra personrelaterade uppgifter, krävs för att stiftelsen ska kunna uppfylla sina förpliktelser mot sina de som ansökt om stipendium enligt stiftelsens stadgar samt för att uppfylla de lagkrav som stiftelsen har att följa i sin verksamhet.

Stiftelsen har ett berättigat intresse av att säkerställa, att de som ansöker om stipendium får information om stiftelsens verksamhet, t.ex. rörande ceremonier när stipendier utdelas.

Stiftelsens styrelse har också behov att administrera deltagaranmälningar och betalningar, i syfte att utföra sina skyldigheter mot medlemmarna vid föreningens olika sammankomster, utflykter och andra event.

Uppgifter på Norrköpings Polytekniska Förenings hemsida samt Facebooksida inklusive foton på stipendiater är i princip grundade på berörda personers samtycke till sådan publicering.

Hur länge sparas personuppgifter
Stiftelsen sparar personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för att kunna utföra sina åtaganden gentemot de som ansökt om stipendium och så länge som det krävs enligt lagstadgade lagringstider, (t.ex. bokföringslag).

Personuppgifter för person vars stipendieansökan blivit avslagen raderas efter maximalt ett år.

Personuppgifter för person vars stipendieansökan blivit beviljad raderas efter sju år med hänsyn till redovisningsskyldighet enligt skattelagstiftningen.

Övriga personuppgifter raderas på begäran av den enskilda personen eller när uppgifterna inte längre krävs för stiftelsens verksamhet.

Tillgång till registrerade uppgifter, rättighet till rättelse, radering m.m.
Person som ansökt om stipendium har rätt att gratis, en gång per kalenderår, få besked om vilka personuppgifter som stiftelsen har registrerat för den enskilda personen och hur stiftelsen behandlar dessa uppgifter. Enskild medlem har också rätt att begära rättelse i fråga om personuppgifter som stiftelsen behandlar om uppgifterna inte är korrekta. Enskild person kan begära radering av sina personuppgifter i de fall uppgifterna inte längre är nödvändiga för det syfte de blev insamlade för. Det kan dock kvarstå legala skyldigheter för stiftelsen som hindrar en omedelbar radering, t.ex. krav i bokförings- och/eller skattelagstiftning. Information om registrerade uppgifter, eller önskemål om radering, ska (i andra fall än ovan) normalt utföras inom en (1) månad.

Stiftelsen lämnar inte ut personuppgifter till tredje part utan godkännanden. Förutom stiftelsens styrelse kommer i vissa fall andra medlemmar inom Norrköpings Polytekniska Förening ta del av personuppgifter i samband med granskningar av ansökningar.

Beviljade anslag publiceras på stiftelsens webbplats. Då publiceras projektledarens namn, beviljat belopp, anslagsförvaltare och projekttitel och eventuellt länk till projektledarens publika hemsida. Ingen annan information om den sökande kommer att publiceras utan föregående kontakt. Ansökan är inte offentlig.

Användning av cookies
Cookies används inte på Norrköpings Polytekniska Förenings webbplats (hemsida). Cookies (kakor) är små textfiler som lagras på en dator vid besök på en webbplats. Enligt lag ska alla som besöker en webbplats ges möjlighet att samtycka till att cookies används för att lagra eller inhämta uppgifter, i t.ex. mobil eller dator, samt informeras om vad cookies används till.

Klagomål
Vid klagomål kontaktas i första hand stiftelsens styrelse för hantering av klagomålet. Varje registrerad har dock rätt att klaga direkt till Datainspektionen, som är tillsynsmyndighet.

Denna policy fastställdes av styrelsen för Stiftelsen Norrköpings Polytekniska Förenings stipendie- och bidragsfond vid möte den 20 maj 2019.